Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ об изменении сроков командировки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Не существует нормы в Трудовом кодексе, которая бы подробно описывала процедуру внесения изменений сроков служебной поездки. Конкретный механизм выработался в процессе многолетней практики. Основываясь на общих положениях Закона о труде можно сделать вывод, что согласия обеих сторон в настоящем случае не требуется. Дело в том, что согласно статье 166 ТК РФ работник отправляется в командировку исключительно на основании распоряжения директора, следовательно, одобрение подчинённого получать необязательно.
Какими документами оформляется командировка
Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:
- оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках). Для этого он может использовать форму N Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме N Т-9 или самостоятельно разработанной форме;
- командировочное удостоверение по форме N Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);
- выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.
Примечание. Унифицированные формы N N Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество "Пастораль" ¦
¦ ОАО "Пастораль" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 311-К ¦
¦ о продлении срока командировки ¦
¦ ¦
¦г. Москва 26 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с производственной необходимостью (подготовительная работа¦
¦по заключению контракта) ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Продлить срок пребывания в служебной командировке в ООО "Астрея"¦
¦(приказ от 11.04.2013 N 321-К) ведущего юрисконсульта И.И. Пастушкова на¦
¦четыре дня: с 27 по 30 апреля 2013 г. ¦
¦ 2. Контроль за выполнением приказа возложить на начальника отдела¦
¦кадров О.О. Севильскую, срок - 26 апреля 2013 г. ¦
¦ 3. Главному бухгалтеру Е.Е. Аметовой в течение трех рабочих дней¦
¦компенсировать И.И. Пастушкову суточные и другие документально¦
¦подтвержденные командировочные расходы за время вынужденной задержки. ¦
¦ Основание: служебная записка начальника юридического отдела¦
¦Н.Н. Аркадиева от 25.04.2013. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Глостер П.П. Глостер ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦начальник отдела кадров Севильская О.О. Севильская 26 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦главный бухгалтер Аметова Е.Е. Аметова 26 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦начальник юридического отдела Аркадиев Н.Н. Аркадиев 26 апреля 2013 г.¦
¦ ¦
¦ведущий юрисконсульт Пастушков И.И. Пастушков 6 мая 2013 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.
С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме N Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.
Табель учета рабочего времени. Если сотрудник задержался в командировке, в табеле эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов.
Служебная записка о продлении командировки: образец
Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.
В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку.
В этом случае, основанием для принятия решения о продлении пребывания работника по месту командирования будет больничный лист и служебная записка непосредственного начальника, заболевшего сотрудника, об актуальности выполнения производственного задания в месте командирования.
При этом следует учесть, что все необходимые документы оформляют по новой, а не вносят изменения в изданный ранее приказ о направлении работника в командировку.
Приказ о продлении срока командировки
Общеустановленной формы этого документа нет. Его оформляют либо в свободной форме с соблюдением правил делового документооборота, либо по установленному в организации образцу.
В названии этого документа указывают слово «приказ» и пишут, о чем он.
Например, «приказ о продлении срока командировки, в связи с производственной необходимостью».
В самом тексте указывают основание, например, «На основании служебной записки начальника транспортного цеха Селифонтова П.
Л. о необходимости выполнения дополнительных ремонтных работ на автомобиле Volkswagen гос.
Поэтому устанавливаются они условно и делятся на:
- Зависящие от воли сотрудника.
- Связанные с обстоятельствами, которые не зависят от воли работника.
Расчеты с сотрудником
В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:
- питание;
- оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
- приобретение (обмен) обратного билета.
Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.
Поручить бухгалтеру совершить платеж можно в приказе о продлении.
Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.
Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:
- дни пребывания (в том числе, добавленные);
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- период нахождения в пути;
- время вынужденной остановки.
Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.
Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.
Такие же нормы используют и в случаях, когда служащий вернулся из рабочей поездки с опозданием, т. е. срок прибытия был позже зафиксированного в рабочем приказе. Другими словами, при значительной просрочке даты возвращения инспекторы могут расценить компенсацию за проезд как доход сотрудника согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса. Это значит, что сотрудник получил экономическую выгоду (ст. 41 НК РФ). Тогда оплата предприятием «позднего» обратного билета будет считаться его доходом в натуральной форме. Следовательно, по нормам статьи 211 Налогового кодекса стоимость проезда должна быть обложена подоходным налогом. Стоит отметить, что такие же правила применяются, если трудящийся выехал к месту командирования ранее начала служебной задачи.
Командировка руководителя
Служебные поездки директора также оформляются документально. Он имеет право сам подписать распоряжение. В документе перечисляются задачи, которые будут выполняться руководителем в ходе поездки (контроль, открытие нового производства, представительские мероприятия и др.). Если руководитель уезжает больше, чем на сутки, приказом назначается лицо, его замещающее.
Итак, вы получили рекомендации о направлении сотрудников в командировку, правильном составлении документов в различных ситуациях, возникающих на практике. В завершении темы несколько слов о сроках хранения данных приказов. При длительности командировок до двух месяцев, документация хранится до пяти лет, при более долгих служебных поездках – до 75.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Приказ об утверждении положения о командировках
Если в этом возникает необходимость, то подписывается приказ об утверждении положения о командировках. Именно этот документ придает локальному нормативному акту организации юридическую силу, хотя существуют и альтернативные методы утверждения.
Стоит отметить, что положение о командировках не является обязательной бумагой для всех компаний. В ряде организаций, особенно небольших и осуществляющих свою деятельность в пределах одного населенного пункта, такая документация будет излишней.
Но если сотрудники организации посещают другие города в рабочих целях, а тем более проводят в командировках значительное количество времени, то положение и его продолжение в виде приказа будут жизненно важны для соблюдения норм документооборота и нормальной работы бухгалтерии.
Главный функционал Положения – документально оформить расходы, естественно возникающие при командировочных процессах, а также предупредить возможные спорные ситуации.
Нужно ли писать заявление на аванс на командировочные расходы?
Регламент ведения кассовых операций диктует обязательность написания заявления трудящимся на выдачу денег под отчет для выполнения задания руководства предприятия.
Со вступлением новых норм допускается выдача денег подрядчику, с которым подписан гражданский договор. Свою просьбу о выдаче наличности он также отражает в письменной форме.
Основное назначение заявления — подробное фиксирование целей и сроков выделения денежных средств.
Получив ходатайство, директор при одобрении ставит на бланке свою подпись для бухгалтерии, утверждая сроки командировки и сумму выдачи.
На основании просьбы трудящегося оформляется расходный кассовый ордер. Если на заявлении о выдаче аванса директор поставил свою подпись, то на расходном документе ее присутствие необязательно. Выплата сотруднику осуществляется на основании приказа, денежные средства перечисляются на расчетный счет или выдаются наличными.
Возможна ли замена отпуска материальной компенсацией?
Работодатель обязан предоставить инвалиду основной трудовой отпуск длительностью 30 дней. При этом два лишних дня, которые предоставляются сверх 28 дней, допустимо заменить денежной компенсацией. И сделать это можно при условии, что сам работник уже является совершеннолетним. А также не находится в положении.
На такой шаг можно пойти на основании статьи 126 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает, что по письменному заявлению работника допускается оплачивать дни, какие идут сверх 28 дней отпуска.
Кроме дополнительных дней к трудовому отпуску, инвалиду также положено каждый год дополнительно 60 дней неоплачиваемого отпуска. Но при этом нельзя получить компенсацию за те дни, которые фактически по окончании года не были использованы.
Приказ об изменении сроков командировки (образец заполнения)
Многие работодатели продолжаются учитывать эти нормы, что в принципе, не противоречит действующему законодательству.
В его приказе обязательно должны присутствовать реквизиты, цель поездки, маршрут следования. Директор или гендиректор предприятия собственно подписывает приказ о командировке своего подчиненного в рукописном варианте и отмечает его в соответствующем журнале регистрации командировок.
Многие предприятия и организации направляют своих сотрудников в служебные поездки. Зачастую обстоятельства меняются, и приходится изменять сроки командировки, перенося отъезд на другую дату.
В его приказе обязательно должны присутствовать реквизиты, цель поездки, маршрут следования. Директор или гендиректор предприятия собственно подписывает приказ о командировке своего подчиненного в рукописном варианте и отмечает его в соответствующем журнале регистрации командировок.
При этом составляется приказ руководителя, порядок составления и прочие нюансы которого мы рассмотрим сегодня.
В локальном-нормативном акте, к которому могут быть отнесены Положение о командировке, коллективный договор, определяются случаи, когда необходимо произвести пересмотр сроков служебной поездки.
Этой же позиции придерживается и Министерство финансов. Так, в письме № 03-04-06/72892 от 7 декабря 2016 года чиновники рассмотрели запрос одной некоммерческой организации. Компания поинтересовалась у Минфина о правилах использования НДФЛ по доходам в виде выплат за проезд до территории выполнения служебного задания и обратно. Дело в том, что сроки отъезда и возвращения в билете, который сотрудник отдал работодателю, не совпадали с утвержденными днями рабочей поездки. В документе чиновники напоминают о статье 34.2 Налогового кодекса. Минфин сообщил, что если предприятие выплачивает своему работнику доход, то НДФЛ с таких сумм необходимо обязательно удержать. И если сотрудник вернулся из поездки позднее согласованного срока, то компенсация была не командировочной затратой, а выгодой физлица, с которой необходимо удержать налог. Кстати, такую точку зрения ведомство высказывало и ранее.
Обратите внимание
Если служащий едет в рабочую поездку раньше, чем прописано в приказе, то плата за билеты не будет считаться компенсацией затрат, связанных со служебной поездкой.
Особое внимание следует уделить тем рабочим путешествиям, когда командируемый сотрудник на время праздников и выходных дней находится на территории выполнения служебного поручения. События такого рода происходят довольно часто, и покупка билетов предприятием от места отдыха до самой работы не будет считаться экономической выгодой. Так что облагать НДФЛ такие выплаты не придется.
Рассказывает Елена Орлова, руководитель отдела расчета заработной платы центрального офиса компании «Гераклион»: «На практике, почти каждая командировка выбивается из ранее запланированного графика. Не могу точно сказать, связано ли это с особенностями деятельности нашей компании или это повсеместная практика. Но одной из причин таких сдвигов считаю упрощение процедур покупки и возврата билетов. Раньше нужно было ехать на вокзал или авиа-кассу, стоять в очереди, подгадывать расписание транспорта. Теперь же парой кликов на компьютере или даже телефоне можно изменить маршрут и сроки поездки за пару минут! Некоторые сотрудники злоупотребляют такими возможностями. Но нам ничего не остается, как смириться с такими сложностями. Ведь такую необходимость, как правило, диктует бизнес.
В заключение хотелось бы отметить, что в некоторых случаях российская нормативная база, в т. ч. НК РФ не соответствует современным требованиям бизнеса. Именно такая ситуация сложилась с командировочными расходами, когда стандартная рабочая ситуация с отсрочками и переносами деловых поездок становится проблемой для отражения в бухучете и налогообложения. Будем надеяться, что в ближайшем будущем такие нормативные ограничения будут устранены».
Особенности процедуры
Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению начальника с целью выполнить определенные поручения.
Она должна отвечать следующим условиям:
- выполняться в удаленном от постоянной работы месте;
- быть ограниченной по сроку;
- не иметь разъездного характера;
- не допускать выполнения поручений во время пути.
Срок начинается со дня выезда и заканчивается датой возвращения (проставляется в билетах).
ТК РФ и Положения не содержат правил продления служебной командировки. Следовательно, окончательное решение остается за работодателем и зависит от объема, сложности возложенных задач.
По инструкциям максимальная продолжительность составляет 5 дней.
Документы, связанные с командировкой, коррекции не подлежат.
Сведения фиксируются в нормативно-правовых актах предприятия:
- в приказе;
- в служебном задании.
Коммерческие организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы.
Главное требование – наличие всех обязательных реквизитов.
В командировку направляются служащие, состоящие только в трудовых отношениях. Иначе налоговые органы не признают расходы как командировочные.
Формы первичных учетных документов организация вправе разработать самостоятельно
С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Унифицированные формы № Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
— приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме № Т-9 или самостоятельно разработанной форме; — командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках); — выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).
Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55
— представить работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах или по самостоятельно разработанной форме (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П); — произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.
Отчет о выполненной работе оформляется по унифицированной форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной организацией
Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).