Что такое электронный счет-фактура? правила работы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое электронный счет-фактура? правила работы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Документооборот, осуществляемый в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершенной сделки, необходимое как для ведения внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика — выписка сопроводительной физической документации, пакетом которой сопровождается отгрузка продукции или акт выполненных работ — в последние годы все больше отходит на второй план. Ее место занимает выставление электронных счетов-фактур, оформленных и регистрируемых через уполномоченных операторов даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.

Нововведения, общие для всех сфер

Говоря о последних изменениях и требованиях, коснувшихся информации о цифровых счетах-фактурах, порядка их выставления и подписания в электронном виде, стоит отметить следующие нюансы:

• В форме появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения об отгрузочной документации, выступающей основанием. В качестве примера — это могут быть накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, и т. п.
• Отдельной графой фиксируется порядковый номер данных, при этом под название отведен раздел «1а», для кода по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности — «1б».
• Изменено название одиннадцатой колонки, адаптированной не только для продукции, обязательной к прослеживанию, но и для остальных типов импортируемых изделий.
• В форме электронной счет фактуры (сч/ф) добавились дополнительные столбцы (12, 12а и 13), заполнять которые нужно, когда торговые операции связаны со сбытом прослеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются кодовый идентификатор и единица измерения. Для авансовых экземпляров, как и в тех случаях, когда реализовывать планируется товары, не относящиеся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.

Где взять образцы заполнения

Потребность в демонстрационных экземплярах, по сути, отсутствует, поскольку речь идет о стандартизированной файловой форме, характеризующейся идентичным набором реквизитов. В плане заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентируемого положениями статьи 169 Налогового кодекса. Физический носитель не требуется, что обуславливает практическую невозможность и нецелесообразность представления наглядных материалов в привычном понимании.

Впрочем, некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. Проще говоря — предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточный практический опыт, картинку, на которой отображены поля и характеристики, поясняющие принципы их заполнения. Однако в этом случае нужно учитывать, что использование различных версий программного обеспечения обуславливает разницу интерфейсов, так что найти и скачать универсальный образец заполнения электронной счет-фактуры не представляется возможным.

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

1. Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
2. Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
3. Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
4. Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
5. Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
6. После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

Верхняя часть Счета-фактуры (шапка)

• Номер и Дата. Номер должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике вашей организации. Дата указывается текущая на момент создания Счета-фактуры.
• Исправление и Дата. Номер исправления должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике вашей организации. Дата указывается текущая на момент исправления Счета-фактуры. При составлении Счета-фактуры до внесения в него исправлений в этой строке ставится прочерк.
• Графа Продавец, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (продавца).
• Графа Адрес, указывается полный адрес (с индексом) юридического или индивидуального предпринимателя (продавца).
• Графа ИНН / КПП продавца, указывается ИНН и КПП юридического лица (продавца). Индивидуальный предприниматель указывает только ИНН.
• Графа Грузоотправитель и его адрес, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (грузоотправителя), а также его полный адрес (с индексом). Если Счет-фактура составляется на выполненные (оказанные) услуги или имущественные права, то в этой строке ставится прочерк.
• Графа Грузополучатель и его адрес, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (грузополучателя), а также его полный адрес (с индексом). Если Счет-фактура составляется на выполненные (оказанные) услуги или имущественные права, то в этой строке ставится прочерк.
• Графа К платежно-расчетному документу №, указывается номер и дата платежно-расчетного документа (платёжки) или кассового чека.
• Графа Покупатель, указывается полное и сокращенное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя (покупателя).
• Графа Адрес, указывается полный адрес (с индексом) юридического или индивидуального предпринимателя (покупателя).
• Графа ИНН / КПП, указывается ИНН и КПП юридического лица (покупателя). Индивидуальный предприниматель указывает только ИНН.
• Графа Валюта: наименование, код, указывается наименование валюты и её код в соответствии с классификатором ОКВ. Указанная валюта должна являться единой для всех перечисленных товаров (работ, услуг), имущественных прав.
• Графа Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения), указывается идентификатор госконтракта, договора или соглашения. Если в счете-фактуре нет госзаказа, то ставится прочерк.

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

1. Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
2. Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
3. Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
4. Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
5. Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Какие нововведения в счет-фактуре коснутся всех сфер сбыта?

1. Введена дополнительная строчка «5а», где необходимо прописывать информацию отгрузочной документации (номер и дату регистрации), которые являются причиной для составления счета-фактуры. К примеру, накладная, акт оказанных услуг и т.д.

2. Ввели специальную строку, для внесения порядкового номера вносимых данных. Название продукции надо будет регистрировать в строке «1а», а код по ТН ВЭД ЕАЭС — в «1б».

3. Столбец «1» и строка «5a» вводятся в счет-фактуре для удобства учета нескольких накладных с разной продукцией. К примеру, если создана сводная счет-фактура по двум и более товарным накладным, в «5a» записывается серийный номер нужной накладной. Записываются они через точку с запятой.

4. Колонка 11 поменяла название. Она адаптирована как для операций с продукцией, подлежащей прослеживанию, так и для прочей ввозимой продукции.

   В форму счет-фактуры добавлены три дополнительных столбца: 12, 12a и 13. Столбцы заполняются только при сбыте прослеживаемой продукции. Столбцы 12 и 12a указывают код и единицы измерения прослеживаемой продукции. Теперь эти подробности изложены в приложении к Постановлению Правительства от 25 июня 2019 г. № 807.

Как устроен электронный обмен счетами-фактурами

Выставление ЭСФ — это обязательное условие, если реализуются товары, подлежащие прослеживаемости в соответствии с п.1.2 ст. 169 НК РФ. Остальные плательщики НДС могут обмениваться ими по двустороннему согласию, если у участников сделки есть технические средства для обмена и обработки электронных документов.

ЭДО счетами-фактурами возможен при выполнении всеми участниками процесса своих функций:

• продавец: составляет ЭСФ, подписывает его УКЭП и отправляет контрагенту в XML-формате через оператора ЭДО. Для завершения документооборота поставщик должен дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа;
• оператор ЭДО: координирует доставку файла, проверяет соответствие утвержденному ФНС формату и регистрирует даты отправки и получения;
• покупатель: подтверждает получение счета-фактуры электронной подписью и формирует извещение о получении через оператора ЭДО.

Особенности заверения электронной формы счетов-фактур

Пункт 6 статьи 19 Налогового кодекса Российской Федерации определяет необходимость заверения электронного счета-фактуры усиленной квалифицированной подписью руководителя или лица, исполняющего его обязанности в соответствии с приказом или выписанной доверенности.

Федеральный закон от 6 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет электронную подпись в качестве идентифицирующей информации в электронной форме, которая может быть простой или усиленной, квалифицированной и неквалифицированной.

При заверении электронных счетов-фактур должна быть применена усиленная квалифицированная подпись. Она должна отвечать ряду требований, а именно:

1. быть создана и проверена посредством средств электронной подписи;
2. быть полученной как результат криптографического преобразования при использовании ключа электронной подписи;
3. быть способной к идентификации лица-подписанта;
4. быть защищенной от внесения изменений и дополнений после факта заверения;
5. быть способной к проверке посредством указанного в квалифицированном сертификате ключа.

Вам будет интересно узнать ответ на вопрос: может ли муж получать декретные?

О сводных счетах-фактурах

В 2014 году Правительство РФ разрешило составлять так называемые сводные счета-фактуры — туда заносятся данные, когда товары закупаются сразу у нескольких продавцов. Тем самым сокращается количество счетов-фактур при оформлении сделок.

Например, заказчик АО «Хет-бет», чтобы возвести сооружение, обращается к застройщику ООО «Омега-ипсилон». Последний в свою очередь сотрудничает с несколькими подрядчиками и поставщиками и перевыставляет полученные от них счета-фактуры «Хет-бету».

В первом квартале «Омега-ипсилон» получил от поставщика АО «Шин-аин» счет-фактуру № 743 от 27.07.2020, а от подрядчика АО «Самех-пе» — счет-фактуру № 219 от 27.07.2020.

На основании этих счетов-фактур «Омега-ипсилон» составил сводный счет-фактуру и выставил его АО «Хет-бет» 27 июля 2021 года. Выставленный «Хет-бету» сводный счет-фактура и счета-фактуры, полученные от исполнителей, «Омега-ипсилон» зарегистрировал в журнале учета счетов-фактур. «Хет-бет» зарегистрировал полученный сводный счет-фактуру в части 2 журнала учета счетов-фактур.

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

1. Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
2. Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
3. Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
4. Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
5. Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.

Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.

Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

См. также: «Как правильно хранить электронные счета-фактуры?».

Счета-фактуры в электронном виде

Возможность применения электронных счетов-фактур (ЭСФ) зафиксирована в п. 1 ст. 169 НК РФ. ЭСФ вправе выставлять продавцы, комиссионеры, агенты (налоговые и работающие по агентским договорам). При обмене ЭСФ компании обязаны руководствоваться утвержденным Порядком, где прописаны основные критерии, не противоречащие ст. 169 НК:

• Обе стороны согласны на применение электронного варианта СФ;
• Контрагенты имеют возможность и соответствующее оборудование для приема-обработки ЭСФ;
• ЭСФ оформляются по утвержденному формату и заверяются квалифицированной электронной подписью.

Особенности использования электронных счетов-фактур

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.

Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:

• контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
• своевременное отправление документа получателю;
• формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
• независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).

Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).

Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.

Похожие записи:

• Экспертиза вменяемости / невменяемости
• Cрок исковой давности задолженности по алиментам
• Новый порядок применения пониженных тарифов страховых взносов с 2023 года