Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет недостачи, отнесенной на виновное лицо». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Плательщикам налога на прибыль (как высокодоходникам, так и малодоходникам) никаких корректировок в связи с выявленной недостачей запасов делать не нужно, поскольку они не предусмотрены нормами НКУ.
Здесь главное — запомнить три правила:
1. НЕУ применяют только после того, как установлен факт недостачи ТМЦ. Списывать естественную убыль по утвержденным нормам до установления факта недостачи нельзя.
2. Если сумма выявленной недостачи меньше НЕУ, то списывают только сумму фактической недостачи. Основанием для этого служит расчет, составленный бухгалтерией при участии материально ответственного лица и утвержденный руководителем предприятия.
3. Если на определенный вид ТМЦ нет утвержденных НЕУ, убыль ценностей рассматривается как недостача сверх норм.
Бухгалтерский учет и налог на прибыль
В бухучете «маскировка» пропавшего товара будет отражена как обычная «продажа». Доход от реализации отражается проводкой Дт 301 (311) — Кт 702.
Обратите внимание: если вы оформляете именно продажу недостачи, не следует производить «оплату» путем удержания из зарплаты виновного. Это может вызвать дополнительные сомнения в «обычности» продажи. Списание пропавших товаров отражается проводкой Дт 902 — Кт 28. Торговая наценка, которая приходится на пропавшие товары (если речь идет о недостаче на торговом предприятии), списывается проводкой Дт 285 — Кт 282.
Следовательно, если маскировать недостачу под продажу, никаких проводок, которые бы отличали «продажу» недостачи виновному лицу от обычной продажи, быть не должно.
В налоговоприбыльном учете «продажа» недостачи не повлечет никаких разниц. Это будет обычная продажа, которая отразится на объекте обложения налогом на прибыль полностью исходя из бухучетных правил.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Определена недостача при инвентаризации: что делать?
При обнаружении расхождений во время проверки составляется специальная ведомость (отчет результатов). В нее вносится информация о размере недостачи, показателях допустимой недостачи, естественной убыли, а также балансовая и рыночная стоимость товара, разница между ними. Составленную документацию заверяют все члены инвентаризационной комиссии. Затем отчеты отправляют в отдел бухгалтерии, где специалисты проводят окончательную сверку фактических остатков продукции и зарегистрированного товара в учетной базе данных.
Основными документами для оформления недостачи являются унифицированные формы:
- ИНВ-6 — (акт инвентаризации товара, находящегося в пути);
- ИНВ-5 — (опись продукции, уже принятой и хранящейся на складе, в торговом зале);
- ИНВ-19 — (сличительная ведомость материальных ценностей).
Недостачи и хищения выявляются на основании инвентаризации, проведенной в учреждении в соответствии с Методическими указаниями . Иными словами, установленные факты утраты имущества или денежных средств должны быть подтверждены данными инвентаризации и отражены в инвентаризационных описях и ведомостях расхождений по результатам инвентаризации по формам, утвержденным Приказом Минфина России N 123н .
Приказ Минфина России от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».
Выявленные инвентаризацией недостачи и хищения подлежат отражению в бюджетном учете. Необходимо провести проверку с целью установления размера ущерба и причины его нанесения. Для этого работодатель создает комиссию, состоящую из соответствующих специалистов. Также обязательным условием проверки является получение от работника письменного объяснения причины возникновения ущерба. Если он отказывается или уклоняется от объяснения, то следует составить соответствующий акт.
По результатам инвентаризации обязательно издается приказ руководителя, возлагающий на начальников финансовых служб функции по контролю за определением причин недостач и их возмещением. Отметим, что ущерб возмещается независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.
Кроме того, при инвентаризации могут быть установлены случаи порчи материальных ценностей. Данные факты подтверждаются документально, например актами ГИБДД, пожарных или аварийных служб и другими. Суммы потерь от порчи материальных ценностей отражаются в бюджетном учете в том же порядке, что и недостачи.
Еще одним результатом инвентаризации является определение убыли материальных ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке. Данные нормы могут применяться лишь при выявлении фактических недостач. Убыль в пределах норм определяется только при наличии излишков по пересортице. В случае если после зачета по пересортице обнаружилась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по которым установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Бюджетные учреждения силовых министерств и ведомств зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы, могут проводить только по ценностям, приобретенным за счет одного источника финансирования.
При инвентаризации выявлена недостача: как поступить?
Обнаружение расхождений в ходе проверки требует составления специальной ведомости. В документ вносятся полученные результаты инвентаризации: размеры недостачи, естественная убыль, показатели допустимой недостачи, рыночная и балансовая стоимость продукции и разница между базовыми показателями. Документ заверяется членами инвентаризационной комиссии.
Базовыми документами для оформления недостачи считаются унифицированные формы:
- ИНВ-6 или акт для инвентаризации продукции, находящейся в пути;
- ИНВ-5 или перечень уже принятой и хранящейся на складе продукции или выставленной в торговом зале;
- ИНВ-19 или сличительная ведомость для учета материальных ценностей.
Итогом проведенной инвентаризации становится принятие администрацией магазина правомерных решений в отношении дальнейших действий. К самым распространенным относятся:
- штрафные санкции по отношению к виновным лицам;
- фиксирование недостачи в порядке нормы естественной убыли;
- проведение контрольных бухгалтерских проверок.
Бухгалтерские проводки по учету недостачи
- 94Д 10К (41, 43) – операция (выявление недостачи);
- 20, 23, 25, 26, 29, 44Д; 94К – операция (списание недостачи (потери от порчи) в пределах утвержденных норм естественной убыли);
- 73Д — 2 К94 – операция (списание недостачи на виновных лиц по остаточной стоимости);
- 73Д – 2 К98-4 – операция (отражение разницы между остаточной и рыночной стоимостью, подлежащей взысканию с виновных лиц);
- 91Д — 2 К68 – операция (НДС восстановление, ранее предъявленный к вычету, по недостачам (потерям) сверх норм естественной убыли);
- 50, 70Д — К73-2 – операция (погашение виновным лицом задолженности по недостачам);
- 98 — 4Д К91-1 – операция (фиксация разницы между остаточной и рыночной стоимостью в составе доходов текущего периода по мере погашения задолженности виновными лицами).
Детально счета расписаны в таблице:
| Счетная корреспонденция | Название операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 44 | 94 | Списание стоимости товаров, которых не хватает |
| 73, 76 | 94 | Списание потери выше нормы естественной убыли |
| 91 – 2 | 94 | Соответствующую запись делают в случае отсутствия виновных или отрицания судом взыскать компенсацию |
Решения по итогам проведения инвентаризации
Приведенный выше образец протокола по инвентаризации завершается перечнем принятых решений. Они зависят от наличия выявленных по результатам проверки отклонений.
- Нарушений не выявлено. Это самый простой и наиболее редко встречающийся на практике вариант. В этом случае решение формулируется просто: «Утвердить результаты инвентаризации».
- Выявлены только недостачи. В данном случае возможны два варианта. Если установлены ответственные лица и трудовое законодательство позволяет удержать с них сумму недостачи, она полностью списывается за счет виновных лиц. Если же установить виновников не удалось или закон предусматривает ограничение по сумме взыскания, остаток недостачи списывают на убытки компании.
- Выявлены только излишки. Их следует оприходовать по рыночным ценам с отнесением на прочие доходы компании. Рыночные цены организация может определить самостоятельно или привлечь независимого оценщика.
- Выявлены и излишки, и недостачи. В этом случае следует сначала проверить, можно ли зачесть так называемую пересортицу. Речь идет о сочетании излишков и недостач по однородным материальным ценностям, находящимся на хранении у одного материально ответственного лица. Методические указания по инвентаризации (п. 5.3) разрешают в этом случае по решению руководителя произвести зачет выявленных отклонений. По оставшимся после зачета излишкам и недостачам решения принимаются, как указано в пп. 2 и 3.
Оформление результатов инвентаризации
По итогам инвентаризации комиссия заносит полученные в ходе процедуры сведения в инвентаризационные описи (акты). Засвидетельствовать информацию, отраженную в актах (описях), обязаны лица, ответственные материально. Так они подтверждают свое присутствие при осуществлении ревизии.
Для анализа результатов инвентаризации сведения, полученные в ходе инвентаризации, сличаются с данными бухгалтерского учета. В случае обнаружения недостач или выявления излишков заполняется сличительная ведомость. Она фиксирует расхождения, обнаруженные в ходе ревизии, в нее вносят данные по имуществу или обязательствам, по которым есть расхождения. Для подведения итогов инвентаризации по каждому из исследуемых участков существует установленная форма описи и ведомости (например, инвентаризационная опись основных средств ИНВ-1 и сличительная ведомость инвентаризации основных средств ИНВ-18).
После сравнения данных инвентаризации и бухгалтерского учета проводится заседание комиссии по инвентаризации. В ходе заседания происходит определение результатов инвентаризации, предлагаются варианты урегулирования обнаруженных неточностей. Итогом собрания является протокол. Факт отсутствия расхождений либо их наличие и способы отражения в учете фиксируются в ведомости учета результатов. Рекомендованная форма ведомости ИНВ-26 установлена Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
Протокол и ведомость передаются руководителю организации. По итогам их рассмотрения будет принято окончательное решение.
Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:
- списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
- недостача имеет четкое количественное выражение;
- списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.
При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:
| Порядок действий | Что в себя включает |
| Издание приказа | Руководитель издает соответствующий приказ (если внутренними документами компании не предусмотрено иное) |
| Списание | Списание производится с кредита в дебет по счету, предусмотренному порядком учета |
| Покрытие расходов | Если требуется покрытие транспортных расходов, а также оплата труда лицам, проводившим инвентаризацию, то к этому же счету по дебету также следует добавить требуемую сумму |
| Сопоставление данных | Из бухгалтерии поступают расчеты по нормам естественной убыли, которые сопоставляются с фактической недостачей. Если недостача превышает, то проводится списание. |
| Восстановление НДС | НДС может быть восстановлен или нет. В случае восстановления, он отражается по дебету. |
Результаты инвентаризации являются основными доказательствами при расследовании хищений, поэтому инвентаризационные документы приобщаются к проверочным материалам и уголовным делам. Эти документы дают возможность правоохранительным органам устанавливать факт и сумму недостач и излишков товарно-материальных ценностей.
Способы сокрытия недостач при проведении инвентаризации:
1) занесение в инвентаризационную опись несуществующих товаров (может быть выявлен путем опроса лиц, принимавших участие в инвентаризации);
2) последующая дописка количества товаров в инвентаризационных описях (можно обнаружить путем сопоставления различных экземпляров описей);
3) составление бестоварных расходных накладных;
4) несвоевременное оприходование товаров.
Одним из результатов инвентаризации является наличие излишков товарно-материальных ценностей.
Различают две группы искажений результатов инвентаризации при сокрытии излишков:
1) сокрытие излишков путем искажения данных о фактических остатках материальных ценностей (невключение в опись фактически имевшихся в наличии ценностей путем обмана членов комиссии или по сговору с ними; дописки штрихов, запятых и цифр в графе «количество товаров»);
2) подлоги, совершаемые с помощь искажения книжных остатков:
А) составление из товарных приходных накладных, увеличивающих книжный остаток и соответственно уменьшающих размер излишков;
Б) несвоевременное (досрочное) оприходование ценностей (к товарным отчетам, составленным до инвентаризации, прилагаются приходные документы, поступившие позднее);
В) несвоевременное проведение по отчетности расходных документов.
Способы предупреждения противоправных действий при проведении инвентаризации:
1) до начала фактического снятия остатков у материально ответственного лица необходимо взять подписку о том, что все документы приложены к отчету и у него ничего не осталось;
2) представитель правоохранительного органа удостоверяет своей подписью товарные отчеты и приложенные к ним первичные документы за несколько дней, до проведения инвентаризации.
При выявлении попыток сокрытия излишков сотрудники правоохранительных органов обязаны выяснять причины нарушений, проводить опрос членов инвентаризационной комиссии, выявлять соучастников.
Заключительная проверка качества проведенной инвентаризации состоит из двух частей:
1) проверяется правильность определения остатка в ходе проведения инвентаризации:
А) полнота проверки товарно-материальных ценностей в натуре;
Б) правильность отражения в инвентаризационной описи товаров, предъявленных комиссии;
В) правильность таксировки и подсчетов в инвентаризационной описи;
2) проверяются учетные данные бухгалтерии:
А) правильность указания остатка на начало межинвентаризационного периода;
Б) учтены ли бухгалтерией все приходные и расходные документы;
В) полностью ли учтены нормы естественной убыли;
Г) полнота проведения зачетов недостач и излишков.
Результаты инвентаризации — это самый распространенный способ собирания и закрепления фактических данных, при помощи которых можно не только установить ущерб, нанесенный противоправным деянием, но и получить материалы, которые могут быть доказательством по делу.
Порядок проведения инвентаризации
Для проведения инвентаризации руководитель издает приказ, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии и причину проверки. При инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности приказ издавать не нужно.
На инвентаризации кассы вместе с комиссией присутствует материально-ответственное лицо — кассир. Перед началом проверки он передает комиссии приходные и расходные кассовые ордера и подтверждает, что он оприходовал все поступившие в кассу ценности и списал выбывшие. Факт передачи и отражения всех операций фиксируется распиской.
В дальнейшем комиссия приступает к пересчету денежных средств и документов. По результатам составляют инвентаризационную опись по форме ИНВ-15.
Подробнее про инвентаризацию кассы и ее результаты мы писали в статье «Инвентаризация кассы».
При обнаружении излишка комиссия должна установить причины их образования.Поэтому она запрашивает у сотрудников, ответственных за ведение кассы, объяснительную записку.
Оприходование излишков денежных средств
Основанием для оприходования денежных средств служит акт инвентаризации по форме ИНВ-15. Излишек денег включают в прочие доходы компании (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Найденные деньги в налоговом учете фиксируют на дату оформления результатов инвентаризации как внереализационный доход (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 271 НК РФ).
При оприходовании излишков налички бухгалтер делает следующую проводку:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 50 | 91 | Оприходован излишек налички в кассе |