Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции (ГИТ)». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Роструд проводит плановые и внеплановые проверки. Плановые проверки — по графику, внеплановые — по жалобе или чтобы проверить, как работодатель исправил нарушения, которые Роструд нашёл во время плановой проверки. И плановые, и внеплановые проверки могут быть документарными и выездными.
Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение.
Сообщите письмом в ГИТ, что исполнили предписание и приложите копии подтверждающих документов по каждому пункту. Если этого не сделать, вам назначат повторную внеплановую проверку.
Если не можете устранить нарушение в срок, направьте в ГИТ ходатайство о продлении. Это нужно сделать не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока, который указан в предписании. В ходатайстве пропишите причины задержки и перечислите, что уже выполнили. В этом случае ГИТ может продлить срок.
Плановые проверки работодателей
23 июля 2021 года вступило в силу постановление Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230, утвердившее новое положение о порядке и правилах проведения плановых и внеплановых проверок работодателей. Плановые проверки работодателей, проведение которых запланировано на текущий год и дата начала которых наступает после 23 июля 2021 года, проводятся уже по новым правилам.
Плановые проверки проводятся на основании плана проведения плановых контрольных мероприятий на очередной календарный год, согласованного с органами прокуратуры.
Согласно новому порядку, который основывается на риск-ориентированном подходе, периодичность проведения плановых проверок напрямую зависит от того, к какой группе риска отнесен работодатель. Всего новые правила выделяют 5 групп риска: высокий, значительный, средний, умеренный и низкий. Отнесение работодателя к той или иной группе риска осуществляется на основании решения государственного инспектора труда.
С учетом присвоенной работодателю степени риска плановые проверки проводятся со следующей периодичностью (п. 15 Положения):
- 1 раз в 2 года – при высоком риске;
- 1 раз в 3 года – при значительном риске;
- 1 раз в 5 лет – при среднем риске;
- 1 раз в 6 лет – при умеренном риске.
Основания для проведения проверки
В 2022 году Роструд ввел мораторий на плановые трудовые проверки. Это решение приняли, чтобы поддержать бизнес в условиях санкций и не нагружать компании дополнительной работой. Мораторий действует для всех ИП и юрлиц. Организации, которые ранее были включены в перечень на 2022 год, могут не готовиться к процедуре: инспекторы отменили все утвержденные планы.
СПРАВКА:
| У трудовой инспекции сохранилось право наносить профилактические визиты. Специалисты готовы консультировать работодателей по вопросам законодательства и давать рекомендации по различным ситуациям, связанным с трудовой сферой. Отказаться от профилактического визита нельзя. |
Как долго длятся проверки
Постановление № 1230 устанавливает, сколько дней может продолжаться плановая документарная проверка ГИТ, — 10 рабочих дней. В этот срок не включается время, которое потратит работодатель на направление инспекторам официально запрошенных у него документов.
В порядке выездного контроля государственные инспекторы труда инспектируют работодателей в течение также не более 10 дней. При этом ограничен срок непосредственного взаимодействия проверяемого лица с контролерами:
- если проверяемое лицо — субъект малого предпринимательства, общее время его взаимодействия с инспекторами не превысит 50 часов;
- а если это микропредприятие — 15 часов.
Проверка документов на этапе формирования плана проверок
В зависимости от основания проведения проверки подразделяются (ст. 9, 10 закона № 294-ФЗ):
- на плановые (проводятся на основании годового плана);
- внеплановые (по заявлению, обращению и т. д.).
В плане проверок перечисляются лица, в отношении которых будут проводиться проверочные мероприятия, и сроки проведения проверки.
При его формировании учитываются:
- 3-летний срок, прошедший с момента госрегистрации или последней проверки лица (п. 8 ст. 9 закона № 294-ФЗ);
- наличие или отсутствие повышенного риска нарушений (ст. 8.1 закона № 294-ФЗ).
В соответствии с п. 31 адмрегламента анализ начинается в 3 квартале года с изучения:
- материалов предыдущих проверок и их результатов, включая структуру и типологию нарушений трудового законодательства;
- причин задолженности по зарплате;
- сведений о работодателях, задерживающих выплату заработной платы;
- состояния условий, охраны труда и травматизма и др. информации.
Эти сведения используются для реализации риск-ориентированного подхода. Уровень риска, в зависимости от которого устанавливается частота проверок, определяется по формуле, в которой весомая роль принадлежит индивидуальным коэффициентам, определяемым на основании (п. 10 положения № 875):
- отчетности о результатах надзора за 3 предшествующих года;
- сведений о травматизме за 3 года;
- сведений о долгах по зарплате за предыдущий год.
Пределы проверки документов трудинспекцией: возможности и ограничения
В соответствии с подп. «б» п. 13 положения № 875 инспекторы вправе запрашивать и безвозмездно получать документы, объяснения и информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций. Таким образом, право получать материалы не является неограниченным.
Ограничения этого полномочия можно сгруппировать следующим образом:
- Ограничение по срокам. Право требовать представления каких-либо документов и сведений существует только в рамках проводимой проверки. Запрещается направлять запросы до начала проверки (абз. 29 п. 7 адмрегламента), а также превышать сроки проверки без соблюдения установленной процедуры продления (абз. 26 п. 7 адмрегламента).
- Ограничение по объему, основанное на целях проверки. Должностные лица Роструда не имеют права проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к их компетенции, и требовать представления материалов, не являющихся объектами проверки или не относящихся к ним, а также не вправе изымать оригиналы (абз. 22, 23 п. 7 адмрегламента).
- Ограничение по предмету (применимо только к плановой проверке).
Плановая проверка проводится по истечении трех лет с момента:
— государственной регистрации;
— окончания проведения последней плановой проверки;
— начала фактического осуществления предпринимательской деятельности.
При этом плановые мероприятия могут носить комплексный или тематический характер.
При проведении комплексной проверки осуществляется контроль по соблюдению требований трудового законодательства по комплексу общих вопросов трудового законодательства, например, по комплексу вопросов охраны труда.
При проведении проверок тематического характера проверяют выполнение того или иного раздела трудового законодательства.
К тематическим проверкам относятся проверки условий труда работников особых категорий, а также проверки по выполнению требований законодательства об оплате труда, ведению трудовых книжек, соблюдению порядка заключения коллективных договоров и внесения в них изменений и дополнений.
Штрафы за правонарушения немалые. Однако на практике выписываются они редко. Также редко проводится полноценная проверка трудовой инспекции. Но это не значит, что требования закона нужно игнорировать. Если инспектор найдет реальные правонарушения, наказания не избежать.
На первом этапе работодателю выдается только предписание. То есть ЮЛ или ИП предоставляется шанс на исправление. Настоящие проблемы появляются после повторного правонарушения. В этом случае придется выплачивать большой штраф. Компанию могут и вовсе закрыть.
Если к плановой проверке можно полноценно подготовиться, то внеплановое мероприятие проводится относительно внезапно. Поэтому желательно оформлять все документы правильно, заключать с каждым сотрудником трудовой договор, вводить все необходимые локальные акты. Особенно это касается организаций, которые проверяются чаще всего (к примеру, заведения общественного питания).
Проверка выплаты зарплаты
Сотрудники трудовой инспекции проверяют моменты, связанные с начислением и выплатой оплаты труда. Законодательство говорит о том, что выплаты должны производиться не менее пары раз за месяц. В документации, которая применяется внутри компании, указывается информация относительно того, в какое время и где выдаются средства. Кроме того, важным моментом выступает то, чтобы величина заработка составляла не менее предельного значения по региону.
В ситуации, когда руководство компании выплачивает сотрудникам премии или делает надбавки, то требуется провести документальное оформление таких начислений. Гражданам, которые уволены из штата, должны быть выплачены конкретные суммы. Они определены законом.
Также проверке подлежат сведения, связанные с охраной трудовой деятельности. На руководство компании ложится обязанность относительно того, чтобы создать безопасные условия для исполнения лицом трудовых функций. Подтвердить данный факт можно при использовании инструкций или бумаг, указывающих на проведение соответствующих мероприятий. Указанная разновидность бумаг должна быть в компании, вне зависимости от того, сколько людей работает в ней и сколько людей трудоустроено.
Когда сотрудники инспекции по труду выявляет нарушения, то в первую очередь руководству компании объявлено предписание. Данный акт предполагает, что в установленные сроки директору следует устранить нарушения, если этого не сделать, деятельность компании будет приостановлена. Кроме того, могут применяться штрафные санкции. Мера может применяться как к самой фирме, так и к руководству, ИП.
Если имеет место нарушение трудового законодательства, то предприниматель отвечает в пределах 1 – 5 тысяч рублей, для фирм ответственность повышается до 30 – 50 тысяч. Когда данное нарушение совершается второй раз, меры наказания становятся строже. Они равняются 10-20 тысячам рублей для должностного лица, для ИП – 5-10 тысяч. Фирме придется заплатить от 50 до 100 тысяч рублей.
Если произойдет допущение человека к работе при отсутствии такого права, к примеру, когда он не оформил медкнижку, то работодателю назначают штраф в пределах 10-20 тысяч рублей. Если гражданин отрицает это, то для него санкция равна 3-5 тысячам.
Если с сотрудником не заключено трудовое соглашение, ИП платит 10 000 – 20 000 рублей, для компании штраф составляет 50 – 100 тысяч. При нарушении правил, касающихся охраны труда, штраф для предпринимателя равняется от двух до пяти тысяч рублей, для фирмы – от 50 до 80 тысяч. При повторном таком нарушении суммы вырастут. Для ИП – 30-40 тысяч рублей, для компании от ста до двухсот тысяч рублей.
Порядок проведения проверки трудовой инспекцией
Весь процесс проверки состоит из нескольких этапов:
- Оповещение. О плановой выездной или документарной проверке инспекция уведомляет работодателя не позже чем за трое суток, посредством отправления ему под роспись копии распоряжения о проведении проверки. Со своей стороны проверяемый вправе запросить полную информацию об органах и их служащих, которые будут осуществлять проверку, и регламент с подробным порядком контрольных мероприятий. Даже о внеплановой проверке предпринимателя обязательно должны предупредить письмом за сутки до ее начала.
- Проверка документов, выездная проверка трудовой инспекцией. Обычно проверка начинается с запроса копий интересующих инспекцию документов, но бывает, что первой осуществляется проверка выездная. Начинать работу инспектор должен с предъявления индивидуального удостоверения и приказа о проверке, которое вы получали ранее в качестве уведомления. Законной будет только та инспекция, которую проводит лицо, указанное в распоряжении на проведение проверки.
Максимальная длительность проверки:
| Что проверяют | Сроки |
| Филиалы | 2 месяца |
| Малый бизнес | 50 часов |
| Микропредприятия | 15 часов |
| Остальные предприятия | 20 дней |
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции
Самым частым нарушением, влекущим за собой штраф работодателю, является отсутствие всех необходимых документов.
Локальные акты обязательны для каждой, даже самой маленькой организации с наемными сотрудниками. Например, это свод правил внутреннего распорядка, положение о персональных данных работников.
Также обязательно выдавать расчетный листок (не является исключением оплата через безналичный расчет) — они не обязательно должны выдаваться под роспись, но сотрудники должны знать о своем праве – знать произведенный расчет за месяц. При желании у работодателя есть способ застраховать себя ведением журнала выдачи расчетных листков.
У работодателя в сейфе должны храниться трудовые книжки на всех сотрудников.
Зачастую работодатели допускают неточности в оформлении базовых документов. Например:
- В трудовом договоре не прописана ставка оплаты труда;
- На экземпляре трудового договора (любого другого документа), принадлежащего работодателю, не поставлена подпись работника;
- График отпусков подписан позже, чем за 14 дней до начала календарного года.
Помимо документов стоит позаботиться и о соблюдении всех норм трудового права. Очень важны своевременные аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте. Необходимы ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.
Прочие распространенные ошибки:
- Ежегодный отпуск разделен на мелкие части, и ни одна из них не достигает 14 дней;
- Заработная плата ниже МРОТ;
- Размер заработной платы указан не в российских рублях;
- Заработная плата выдается реже одного раза в 15 дней, при этом нет письменного согласия сотрудника на подобный график выплат;
- Наем иностранных граждан по срочному договору до окончания срока действия разрешения на работу. Чтобы избежать административной ответственности с иностранными гражданами лучше заключать стандартные бессрочные договоры.
Штрафы по результатам проверки
Привлечение к административной ответственности чаще всего выражается в наложении штрафа. Работодатели должны помнить, что выявленные в рамках одной проверки несколько нарушений норм законодательства о труде образуют самостоятельные составы административных правонарушений (Постановление Президиума Верховного суда РФ от 15.08.2014 № 60-АД14-16). Это означает, что по итогам одной проверки при обнаружении нескольких разных нарушений штраф будет наложен за каждое.
Вместе с тем работодатели должны знать, что выявленные в ходе двух разных проверок одни и те же нарушения могут образовывать единый состав правонарушения, а значит, штраф в таком случае должен быть только один. Подобный случай разбирал Верховный суд РФ: несколько работников пожаловались в ГИТ на нарушение их прав при сокращении. В результате двух внеплановых проверок инспекторы вынесли два отдельных постановления о привлечении к ответственности должностного лица работодателя, при этом тип правонарушения был единый. Вынося решение по данному делу, судьи подчеркнули, что однотипные нарушения должны быть включены в единый состав административного правонарушения, а значит, и штраф должен быть один, а не два. То, что штрафы выписывались по результатам двух разных проверок, и то, что пострадавшими были разные люди, судьи не посчитали фактом, позволяющим назначить двойное наказание за одно и то же нарушение законодательства о труде (Постановление ВС РФ от 01.10.2018 № 41-АД18-21).
Подводя итог, стоит сказать следующее: не стоит считать ведение кадрового делопроизводства и надлежащее оформление требований по охране труда второстепенной функцией в бизнес-процессах организации. Грамотное и аккуратное соблюдение необходимых процедур защитит компанию как от больших штрафных санкций, так и от судебных исков и иных жалоб работников.
Что проверяет ГИТ при плановой проверке?
Надзорная деятельность трудовой инспекции направлена на обнаружение любых нарушений законодательства о труде и привлечение виновных в них лиц к ответственности. Для этого законом как раз и предусмотрена такая форма надзора, как проведение плановых и внеплановых проверок (ст. 356 ТК РФ).
Методические рекомендации (подп. 2.6 п. 2) выделяют комплексные и тематические плановые проверки ГИТ. Предмет первых — соблюдение трудового законодательства в целом (по основным институтам трудового права). Тематические проверки могут касаться определенного аспекта трудовых отношений, например:
- их надлежащего оформления;
- оплаты труда;
- заключения коллективного договора;
- рабочего времени и времени отдыха;
- предоставления гарантий и компенсаций;
- обеспечения средствами индивидуальной защиты;
- оформления и расследования несчастных случаев на производстве;
- соблюдения трудовых прав женщин и т. д.
На практике в планах в качестве цели проверки указывается «соблюдение законодательства о труде и об охране труда». Предугадать заранее, что именно будет интересовать инспекторов, вряд ли возможно.
Как узнать, когда будет плановая проверка ГИТ в 2020 году?
Как узнать, когда будет проверка трудовой инспекции? Сделать это можно 2 способами:
- Во-первых, трудовые инспекции по субъектам РФ обязаны публиковать планы на официальном сайте в интернете (ч. 5 ст. 9 закона 294-ФЗ). Обычно план размещается в виде файла в формате Excel. Среди прочих сведений указывается и месяц начала проверки. Срок размещения — до 1 декабря года, предшествующего году проверки (п. 40 Регламента).
- Во-вторых, в срок до 31 декабря каждого года сведения о проверках на будущий год включаются в единый сводный план проверок субъектов предпринимательства (ч. 7 ст. 9 закона 294-ФЗ).
На сайте Генеральной прокуратуры РФ имеется сервис, позволяющий выяснить наличие запланированных в отношении предприятия проверок (причем не только со стороны ГИТ). Для этого достаточно ввести хотя бы ИНН организации или предпринимателя. В результате будут показаны:
- проверяющие органы;
- предмет проверки;
- месяц начала проверки;
- срок проверочных мероприятий.
Конкретную дату начала проверки заранее узнать невозможно. Однако, согласно ч. 12 ст. 9 закона 294-ФЗ, о начале контрольных мероприятий предприятие уведомляется не позднее чем за 3 рабочих дня до начала проведения путем направления копии соответствующего приказа.