Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформлять путевые листы по новым правилам». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
По статье ст. 12.31.1. КоАП РФ, юридические лица и ИП несут одинаковую ответственность даже с учётом возможного несоответствия доходов крупных транспортных компаний и небольших индивидуальных предприятий. Малый бизнес больше всего страдает от штрафов за отсутствие путевых листов, поэтому, чтобы избежать штрафных взысканий, важно тщательно выполнять требования действующей нормативно-правовой базы.
Система штрафов в 2021 году за путевой лист для ИП и юридических лиц
Для юридических лиц возможность следовать нормам законодательства шире по следующим причинам:
- В организации работают только сотрудники с необходимой квалификацией;
- Отработана система бухгалтерии по путевым листам;
- Зафиксированы расходы на ГСМ;
- Контролируется график работы сотрудников;
- Присутствует собственный медицинский персонал;
- Есть свой кабинет для проведения предрейсовых осмотров или организация сотрудничает со специализированной компанией для осуществления проверок специалистами перед рейсом.
Даже с учётом всех преимуществ, крупные организации всё равно получают немаленькие штрафы и терпят убытки. Неправильное оформление путевок приводит к большим денежным потерям: увеличению налогооблагаемой суммы или взысканиям за отсутствие прохождения предрейсовых осмотров для каждого водителя.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.
Штрафы за нарушения по путевым листам
По путевым листам предусмотрены такие штрафы:
|
Нарушение |
Штраф |
|
Нет путевого листа |
Предупреждение или штраф на водителя 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП) |
|
Нет отметки о медосмотре или техосмотре |
Штраф:
|
|
Отметка о медосмотре не соответствует действительности (например, водитель пьяный за рулем) |
Штраф:
Дополнительно штраф 30 тыс. руб. — 3 млн. руб. водителю за вождение в алкогольном опьянении (ч. 1 ст. 12.8 КоАП, ст. 264.1 УК). Также возможен штраф на владельца ТС за то, что передал автомобиль нетрезвому водителю (ч. 2 ст. 12.8 КоАП). Водителя лишают прав на управление ТС на срок 1,5-2 года |
|
Отметка о техосмотре не соответствует действительности (например, по автомобилю есть неисправности, при которых не разрешено его использование) |
Штраф 5-8 тыс. руб. для должностных лиц (ст. 12.31 КоАП) |
|
Подозрение о непроведении медосмотра или его порядок нарушен |
Штраф:
|
|
Нет подтверждения расходов на ГСМ |
Штраф 20% от неуплаченной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК). Общий размер штрафа = (Зарплата водителя + Затраты ГСМ + Амортизация автомобиля) * 0,04 |
Обязательные реквизиты
В Разделе 2 Приказа сказано про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в документе.
Основные реквизиты представлены в ч. 3 Приказа:
- наименование документа, его номер;
- срок действия;
- информация о юрлице или ИП, в собственности которого находится ТС;
- информация о ТС и о водителе.
Информация о собственнике ТС включает в себя:
| Юрлица | Наименование, правовая форма, адрес нахождения, телефон, ОГРН |
| Предприниматели | ФИО, адрес, номер телефона, ОГРН |
Нарушения относительно оформления документа
Кроме непосредственного отсутствия такого документа при водителе, управляющего авто, штрафные санкции могут применяться в таких ситуациях:
- За неправильно оформленный путевой лист. В данном случае под неверным оформлением понимается отсутствие определенных сведений или пометок, требуемых к наличию. При неправильно или с ошибками оформленном путевом листе размер штрафа может колебаться от 3 до 30 тысяч рублей;
- За просроченный путевой лист. В данной ситуации просроченным путевым листом считается тот, который выдан на определенный срок, но используется водителем уже по истечении указанного в нем количества дней. В большинстве случаев нарушения фиксируются в ситуациях, когда фактически листы выписываются на 1 день, а водители пытаются использовать их и в другие дни. Сумма штрафа выражается в сумме до 30 тысяч рублей для юр. лиц и ИП, автомобилист же в таких случаях выплатит 500 рублей;
- За путевой лист без отметки врача. Отметка медработника о состоянии здоровья лица, управляющего транспортным средством, является обязательной для тех, кто садится за руль авто, управляемого при совершении работ для ИП или частного предпринимателя. В случае отсутствия такой отметки у сотрудников автоинспекции и других контролирующих органов может возникнуть подозрение о проблемах автомобилиста со здоровьем, которые не дают ему возможности садиться за руль. В том случае, если не будет проставлено отметки о наличии осмотра врачом или будет отсутствовать его печать (которая является обязательной), размер штрафа, какой может быть применен к должностным лицам организации, допустивших подобное нарушение, составляет 5000 рублей. Для самых организаций, в ведении которых находится транспортное средство, размер взыскания составит 30 тысяч рублей. Причем факт, что поездка будет оформляться с использованием так называемого удаленного режима, не сможет стать основанием для отмены положенного в таких случаях взыскания;
- Отсутствие подписи механика. Внесение изменений в ПТС? Подобное нарушение может спровоцировать осуществление перевозок на авто, имеющем серьезные неисправности, которые могут стать причиной аварийной ситуации в том случае, если это приведет к потере контроля транспортным средством водителем. Особенно такая отметка важна в тех ситуациях, когда осуществляется перевозка крупногабаритных и тяжелых грузов, а также при выполнении пассажирских перевозок. Величина штрафа при таких нарушениях аналогична прочим нарушениям и выражается в величине 30 тысяч рублей для юр. лиц и 5 тысяч для должностных
Чтобы четко понимать, кому и зачем нужен путевой лист, следует разобраться, что собой представляет этот документ, для каких целей используется, и какой грозит штраф за отсутствие путевого листа в 2022 году.
Данный документ позволяет человеку находится за рулем автомобиля, содержит всю необходимую информацию об авто и водителе.
Используя путевой лист, фирмы и организации имеют возможность контролировать работу водителя, расход горючего, а также просчитывать пробег автомобиля с его помощью.
Путевой лист без отметок о техосмотре
Компания по своему усмотрению может использовать типовой бланк путевого листа, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78, или же самостоятельно разработанную форму (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ). В обоих случаях путевой лист должен обязательно содержать реквизиты, определенные в п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 N 152 и п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ .
Путевой лист обязательно должен содержать дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния автотранспортного средства (подп. 4 п. 3 и подп. 5 п. 6 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152).
Помимо этого, п. 1 ст. 20 Закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ также предусматривает ежедневный контроль технического состояния автомобиля перед выездом с целью обеспечения безопасности дорожного движения.
Если предрейсовый техосмотр в путевом листе будет отсутствовать, то компанию могут оштрафовать на 30 000 рублей, а руководителя организации – на 5 000 рублей (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ ).
Как правильно оформить путевой лист с медосмотром
«Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны:
организовывать в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона, Федерального закона от 21 ноября 2011 года N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.»
Поскольку есть предписание статьи, то существует и административная ответственность за ее нарушение. Стоит отметить, что штраф за отсутствие медосмотра в путевом листе для ИП в 2018 году достаточно жесткий, и не делает поблажек им по сравнению с юридическими лицами.
«Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц — пяти тысяч рублей; на юридических лиц — тридцати тысяч рублей.
Примечание. За административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица.»
Особое внимание нужно уделить примечанию в статье 12.31.1, в котором говорится, что частному предпринимателю, не оформленному юридически, придется нести полную ответственность наравне с юридическим лицом. А потому, штрафное взыскание размером 30 000 рублей будет вполне законным. Поэтому индивидуальным предпринимателям стоит более внимательно относиться к наличию путевого листа и его правильному оформлению.
«Допуск к управлению транспортным средством водителя, находящегося в состоянии опьянения либо не имеющего права управления транспортным средством, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц, ответственных за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, в размере двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — ста тысяч рублей.
Примечание. За административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица.»
«Приложение № 2 Типовое положение об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств”:
1. Общие положения
1.4. Предрейсовые медицинские осмотры проводятся только медицинским персоналом, имеющим соответствующий сертификат, а медицинское учреждение — лицензию.
1.5. Предрейсовые медицинские осмотры водителей проводятся в организациях всех форм собственности, имеющих автомобильный транспорт.»
Таким образом при заключении договора с медицинским работником либо с медицинской организацией, предприятию необходимо проверить насколько данная организация либо данный медицинский работник компетентны в проведении именно предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров.
Если у вас остались вопросы, на которые вы не получили ответов, обратитесь за консультацией к специалисту. Все ситуации, рассматриваемые законодательством, являются типичными, чего не скажешь о ситуациях на дороге. Иной раз, чтобы найти выход из затруднительной ситуации, необходимо рассмотреть не один нормативный акт. И в таком случае квалифицированная помощь будет очень кстати.
Время медосмотров входит в рабочее время, поэтому важно правильно отразить в путевом листе этот процесс. Также послерейсовый медосмотр проводится, если водитель перевозит пассажиров. В правилах дорожного движения указано, что пассажиром является любое лицо, которое находится в автомобиле помимо водителя. Поэтому, если на машине перевозят работников, то послерейсовый медосмотр должен быть проведен в обязательном порядке.
Если в ПЛ будут отсутствовать сведения о контроле здоровья, то водитель и должностные лица будут оштрафованы ГИБДД и УГАДН. А вот если информация о том, что работодатель допускает работников к труду без медосмотра, поступит в инспекцию Роструда, штраф будет установлен уже по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ и составит 110 000-130 000 рублей.
- Готовые решения по действующему законодательству
- Более 3 000 заполненных шаблонов
- Возможность в экспертную поддержку
- предприятий, занимающихся перевозкой пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригородах;
- транспортных организаций, специализирующихся на междугородных пассажирских перевозках;
- компаний, которые оказывают услуги по грузоперевозкам;
- транспортных компаний, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).
ПОДРОБНЕЕ: Чем опасна временная регистрация для собственника квартиры
Путевку необходимо оформлять каждый раз, когда работник-водитель осуществляет перевозку людей или товаров. На уровне закона это заявлено в:
- ст. 24 ФЗ № 323 «Об основах охраны здоровья граждан»: обладатели определенных профессий в целях сохранения их здоровья и трудоспособности обязаны регулярно проходить обязательное медосвидетельствование;
- ст. 23 ФЗ № 196 «О безопасности дорожного движения»: водители транспортных средств должны обязательно проходить предрейсовые и послерейсовые осмотры врача. Так, очевидно, что в момент нахождения за рулем сотрудник должен быть здоров. А печать медработника на документе это подтвердит.
Что касается использования легковых или грузовых транспортных средств иным лицом предприятия, например, генеральным директором, то в этом случае необязательно заполнять путевой лист, отметка медработника тоже не понадобится. Судебная практика это подтверждает (см. например, решение АС Сахалинской области от 19.04.2018 по делу № А59-6319/2017).
Но путевые листы используются не только для учета работы водителей, а еще и как первичные документы бухучета, позволяющие списывать расходы на топливо. И чтобы не было проблем с ФНС, надо руководствоваться Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, где перечислены обязательные реквизиты и правила оформления бланков.
- налоговые органы посчитают документы без отметки врача недействительными и не признают расходы, списанные по ним;
- инспектор ГИБДД оштрафует за отсутствие отметки о медосмотре. Штраф для водителя — 3000 руб., для руководителя, отвечающего за выход на смену водителя, — 5000 руб. Предприятие могут оштрафовать на 30 000 (ст. 12.31.1 КоАП РФ);
- не проводя медосмотры для сотрудников, работодатель нарушает права трудящихся на охрану здоровья (ст. 24 ТК РФ). А ст. 5.27.1 КоАП РФ за допуск к работе работника, не прошедшего медосмотр, предусматривает штраф для должностных лиц и для ИП от 15 000 до 25 000 руб., для юрлиц — от 110 000 до 130 000 руб.
Кстати, последний штраф могут назначить, если на предприятии не знают, обязателен ли медосмотр в путевом листе для водителей погрузчиков, которые фактически не выезжают за пределы склада. А проводить его надо.
- дату и время проверки автомобиля;
- подпись, Ф.И.О.
Как и виза врача, отметка механика является обязательным реквизитом. А возможно ли оформление путевого листа в 2020 году, если нет механика и медика в штате?
Форма и порядок заполнения путевого листа
Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.
Получите демо-доступ к модулю «Путевые листы и ГСМ» и получите все актуальные формы бесплатно
Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.
Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.
Учетный документ выписывают своим водителям ИП и юридические лица.
В соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, он оформляется на водителя легкового или грузового транспортного средства, автобуса, троллейбуса или трамвая, если он перевозит пассажиров, груз или багаж.
На практике, если при проверке обнаруживается, что транспортное средство зарегистрировано на ИП или юридическое лицо, проверяющий инспектор потребует учетный документ. Формально, если водитель использует служебный транспорт в личных целях, по согласованию с руководством, этот случай не подпадает под перечень тех, когда учетный документ необходим, но доказать личное, а не коммерческое использование не всегда возможно, и водитель получает штраф. Эта коллизия в законе однозначно не разрешена и часто приводит водителей в суд для оспаривания наложенного на них наказания.
Судебная практика по проведению предрейсовых осмотров Москве
ЗАО «ДХЛ Интернешнл» обратилось с иском в суд, оспаривая предписания Государственного инспектора труда. Среди многочисленных нарушений, выявлено: отсутствие регистрации путевых листов; организация предрейсовых осмотров не соответствует требованиям закона по статьям 20 и 23 №196 ФЗ от 10.12.95 г. Судья (дело № 2-742/2014) поддержал сторону Трудинспекции. По делу № 5-9/2015 (5-1993/2014) вынесено административное наказание в виде штрафа по ст. 19.20 ч. 3. В ходе плановой проверки Росздравнадзор выявил множественные нарушения, в т. ч. отсутствие у медсестры, обслуживающей филиал РТРС, лицензии на право проводить предрейсовые осмотры. Протокол об административном правонарушении на водителя (находящегося в алкогольном опьянении) и должностное лицо составил инспектор МОГТОРЭР № 5 ГИБДД ГУ МВД. Виновным признан и понес наказание, в виде штрафа по ст. 12.32 КоАП РФ, руководитель Квашин В.В. В путевом листе подчиненного ему водителя отсутствовал штамп о прохождении предрейсового осмотра. Дело № 12-201/2013.
Когда путевой лист обязателен
Путевой лист необходим всегда, когда стоит задача списать на расходы ГСМ, а также если есть необходимость подтвердить, что водитель за рулем находится при исполнении служебных обязанностей. То есть при перевозке грузов и пассажиров – всегда. Если же вы сами (директор) или кто-то из ваших сотрудников использует служебный транспорт просто для рабочих поездок (например, для встреч с клиентами) или постоянно пользуется служебным автомобилем для рабочих и личных целей – ежедневные путевые листы оформлять необязательно. Но при этом списывать ГСМ в расходы нельзя. Если же пользователь авто заправляет его на свои средства, а ]компенсирует такие затраты[/anchor] путем прибавки к заработной плате – такие перечисления закон расценивает как доход сотрудника. Соответственно, с них нужно отчислить взносы в ПФР и ФСС, а также 13% НДФЛ. Какой способ выбрать – определяет каждая компания для себя в учетной политике.
Услуги адвоката по гражданским делам
В юридическом бюро «Правовое решение» сформирована и успешно применяется практика гражданского права. Наши адвокаты ведут дела в сфере трудового, семейного и гражданского права.
Главная цель нашей компании – реальная помощь и защита клиента. Юристы компании «Правовое решение» занимаются не только семейными, жилищными и кредитными спорами, но и ведут дела, связанные с трудовыми правом и страховыми вопросами. В услуги адвокатов по гражданским делам входит:
- компетентная консультация по гражданскому праву;
- составление и подготовка необходимой документации;
- юридическое сопровождение в ходе исполнительного производства;
- ведение дел от имени клиента;
- защита интересов клиента в суде;
- представление интересов клиента в кассационном или апелляционном порядке.