Секреты эффективной работы с дебиторской задолженностью

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Секреты эффективной работы с дебиторской задолженностью». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Причины возникновения

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

• контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
• у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
• вы столкнулись с недобросовестным партнером;
• ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
• контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

1. По возможности используйте для расчетов альтернативные инструменты, например, факторинг, работу по предоплате и т.д.

2. Следите за тем, чтобы дебиторской задолженность, если она у вас появилась, считалась уже вашей прибылью, а не суммой, из которой вы сами должны расплачиваться по своим счетам.

3. Убедитесь, что в договоре с новым контрагентом будут зафиксированы цены и тарифы, прописан момент возникновения обязанности оплаты, предусмотрены санкции за несвоевременные платежи и проч.

4. При составлении договора обсудите с контрагентом возможность включения обеспечения, права удержания товара или результата работ.

5. Рассмотрите вариант страхования дебиторской задолженности.

6. Обязательно собирайте, правильно оформляйте и храните договоры и документацию, подтверждающую ту или иную операцию с контрагентом.

7. Подписывайте акты сверки взаимных расчетов.

8. Контролируйте сроки платежей.

9. Напоминайте о предстоящем платеже.

10. Установите и пропишите порядок действий в случае просрочки.

11. Выделите отдельного человека (не продавца), который будет собирать «дебиторку».

12. Пропишите алгоритм или схему действий, как должен работать человек, который собирает дебиторку.

13. Будьте жестки в плане сбора дебиторки с вашими клиентами. Не бойтесь потерять тех, кто вам не платит.

Как работать с дебиторской задолженностью?

Полный цикл работы с дебиторской задолженностью включает в себя несколько этапов.

1. Этот пункт, как и следующий, следует выполнить еще до того как компания станет вашим контрагентом. Во-первых, вам следует тщательно проверить будущих дебиторов на платежеспособность. Наличие неоплаченных счетов, большой размер кредиторской задолженности и невыполненные обязательства перед налоговой службой свидетельствуют о низкой способности выплачивать вам долг. Проанализируйте финансовое положение компании. Ваш дебитор должен быть надежным и стабильным.
2. Далее подготовьте грамотный договор, который выступит вам гарантией получения оплаты за предоставленные товары или услуги. Пропишите точный срок погашения, возможность рассрочки, начисление процентов за просроченные дни неуплаты и порядок выплаты денежных средств.
3. После заключения договора с контрагентом, контролируйте своевременность выплат, соблюдение обязательств и наличие всей оговоренной суммы.
4. Если вы видите, что платежеспособность вашего дебитора снижается, незамедлительно примените всевозможные меры по снижению риска невыполнения обязательств.
5. В случае, когда контрагент все же перестал выплачивать долг, обратитесь в государственные органы, которые помогут вам взыскать долг с нечестного дебитора. Еще одним способом вернуть свои законные деньги является продажа дебиторской задолженности третьим лицам.

Для улучшения и ускорения работы с дебиторской задолженностью, создайте собственные критерии для дебиторов, исходя из вашей практики. Это повысит шансы на работу с добросовестными контрагентами и снизит риск появления большой дебиторской задолженности.

Что случиться, если не проводить работы с дебиторской задолженностью

Если компания не будет проводить своевременные работы по ее уменьшению, это приведет к:

• ухудшению вашего положения на рынке – ведь у компании не будет хватать собственных денежных средств для совершения определенных сделок, сотрудничества с другими компаниями и оплату налоговых обязательств;
• вы не сможете достойно конкурировать на рынке. Неоплаченные средства могли пойти на разработку новых продуктов и улучшение уже существующих;
• увеличению риска потерять устойчивое финансовое положение – у компании существуют собственные обязательства перед другими организациями, которые нужно выполнять в срок. А из-за нехватки денежной наличности вы не сможете это осуществить.

Разработка кредитной политики

Кредитная политика – это этапы управления дебиторкой, которые описаны применительно к конкретной компании и уложены в один документ. Такой внутренний стандарт должен отвечать на вопросы:

• как оценивать потенциальных дебиторов с точки зрения надежности;
• какие отсрочку и кредитный лимит предоставлять;
• как варьировать величины отсрочки и лимита между клиентами с разным уровнем надежности и значимости для компании;
• какую скидку предоставлять за предоплату, а какую за погашение дебиторки раньше срока;
• какие отчеты составлять для контроля за дебиторкой, в том числе за своевременностью ее погашения;
• какие сотрудники и как участвуют в процессе мониторинга дебиторки;
• как организуется работа с просроченными долгами.

Условно дебиторку делят на несколько групп. В первую очередь популярно разделение на коммерческую и некоммерческую. Первая группа – это стандартный долг в денежной форме, например, когда товар уже отправлен, а оплата за него пока еще не поступала. А некоммерческая – это задолженность, сформировавшийся из-за неоформленной отчетности. Деньги уже поступили, но использовать их невозможно, ведь в базе их просто нет. Также дебиторку делят на денежную и документную. Первая – обычный финансовый долг, а вторая – это незакрытые первичной отчетностью расходы.

Цели управления дебиторской задолженностью в балансе всех обозначенных видов.

Чтобы встречные обязательства исполнялись

Основные моменты, которые в дальнейшем осложнят процесс взыскания дебиторской задолженности, связаны, как правило, с ошибками в организации договорной работы. Чтобы избежать таких проблем, компания должна сосредоточиться на детальной проработке договора – проще говоря, от и до прописать порядок взаимодействия с контрагентами.

Ведь зачастую выходит так, что обязательства исполнены, а подтверждений этому нет. Во избежание подобной ситуации на руках должны быть документы, которые подтвердят возникновение просроченной ДЗ. И будут, если в договор включить пункт о регулярной сверке расчётов, а вдобавок чётко прописать порядок сдачи-приёмки работ.

Ещё одна эффективная мера снизить риск нарушения договорённостей – включить в договор пункт об ответственности за несоблюдение сроков оплат и/или поставок. Тут контрагент может справедливо указать на санкционные риски – поэтому следует по возможности проговорить все допустимые сроки и максимально учесть возможные форс-мажоры.

Отдельная тема – мораторий на банкротство, действие которого после 1 октября кабмин продлевать не собирается. Тем не менее, нужно помнить: мораторий приостанавливает процедуры начисления и взыскания финансовых обязательств с должников. Поэтому на будущее лучше перестраховаться, включив в договор способы обеспечения исполнения обязательств: это могут быть залог, банковская гарантия или поручительство.

Наконец, чтобы исключить возможные претензии к собственной компании, договор рекомендуется дополнить ещё одним пунктом – об обстоятельствах непреодолимой силы, где прописать порядок изменения условий сделки или её расторжения в ситуациях, которые сама компания классифицирует как форс-мажор.

Дебиторку классифицируют по множеству различных критериев:

1. По срокам – краткосрочная и долгосрочная.
2. По надежности должника – сомнительная и безопасная.
3. По просроченности – плановая и просроченная.
4. По продолжительности просрочки – до 90 дней, от 3-х месяцев до года, со сроком непогашения от 1 до 3-х лет и безнадежные (не выплачиваются дольше 3-х лет).

В самой общей классификации дебиторка делится на нормальную и просроченную. К нормальной относятся долги за:

• отгруженный товар;
• выполненные работы;
• оказанные услуги.

Цели и задачи управления дебиторской задолженностью

Основными целями управления дебиторской задолженностью являются:

• ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;
• выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;
• определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платежной дисциплины;
• ускорение востребования долга;
• уменьшение бюджетных долгов;
• оценка возможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью, то есть упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности.

Способность такого актива, как дебиторская задолженность быть конвертированным в денежные средства — становится ключевой задачейлюбого сбытового подразделения каждой компании. Задачаи, в свою очередь, подразделяется на несколько подзадач:

• определениеи поддержание оптимальный объема дебиторки,
• оборачиваемость задолженности;
• отслеживание качества дебиторской задолженности.

Естественно, что эти подзадачи ложаться на плечи сбытовиков и требуют квалифицированного управления дебиторской задолженностью. Мой опыт управления сбытовыми подразделениями показывает, что усилия по возврату дебиторской задолженности уверенно стоят выше по праблематике среди остальных задач сбытового подразделения и являются одним из наиболее действенных мер оптимизации расходов предприятия, повышения эффективности сбыта. Возврат задолженности в запланированные учетной политикой сроки — реальная возможность восполнения так необходимых оборотных средств для любой фирмы.

Управление дебиторской задолженностью состоит из тех же не специфических любым другим видом управленческих функций:

• планирование,
• организация,
• мотивация;
• контроль и анализ.

Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общего управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности, обеспечении своевременной ее инкассации. В основе квалифицированного управления дебиторской задолженностью фирмы лежит принятие финансовых решений по следующим фундаментальным вопросам:

• учет дебиторской задолженности на каждую отчетную дату;
• диагностический анализ состояния и причин, в силу которых у фирмы сложилось негативное положение с ликвидностью дебиторской задолженности;
• разработка адекватной политики и внедрение в практику фирмы современных методов управления дебиторской задолженностью;
• контроль за текущим состоянием дебиторской задолженности.

Взыскание дебиторской задолженности

Многие должники часто не могут вернуть средства по своим каким либо проблемам. Но это никому не интересно, взял товар или деньги, будь добр, отдай вовремя. Компании желают вернуть то что они дали, потому чаще всего обращаются за помощью в суд. Но конечно же прежде чем подавать в суд на покупателя, сторона компании должна отправить изъяснение должнику, в нем будут указаны такие пункты как :

• Просьба уплатить за должность.
• Сумма за должности.
• Количество накопившихся процентов.
• Крайний срок оплаты.
• Предупреждение об подачи в суд.

Построение системы учета и контроля дебиторской задолженности

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация:

• данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
• время просрочки платежа по каждому из счетов;
• размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
• кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

Личный опыт
Антон Ходарев, финансовый директор компании “Русский уголь” (Москва)
Можно порекомендовать при управлении дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В нашей компании такими взаимозачетами погашается порядка 5-6% текущей дебиторской задолженности.
В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами.

Таблица 2 Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО “Покупатель” на 12.02.05

№ счета-фактуры	Дата	Сумма, тыс. руб.	Дата отгрузки	Стоимость отгруженной продукции, тыс. руб.	Условия оплаты	Время в пути, дн.	Отсрочка по договору, дн.	Критический срок оплаты
103	25.12.04	100	27.12.04	100	От даты получения	12	5	13.01.05
109	27.12.04	600	29.12.04	200	От даты отгрузки	–	10	08.01.05
29.12.04	200	–	15	13.01.05
29.12.04	150	–	20	18.01.05
29.12.04	50	–	25	23.01.05
141	03.01.05	650	08.01.05	650	От даты получения	2	10	20.01.05
09.01.05	150	12	10	31.01.05

От лирики перейдём к более практическим вопросам по взыскании дебиторской задолженности.

Арбитражным процессуальным кодексом предусмотрен обязательный порядок досудебного урегулирования спора, т.е. должнику, прежде всего, необходимо отправить претензию. Сам документ не обязательно называть словом «претензия», главное изложить суть – почему и сколько должны, на каких основаниях. Данный документ обязательно отправляйте не только электронными каналами связи, но и почтой ценным письмом с описью вложений. Не забудьте сохранить опись с отметкой почты и чек для отслеживания движения письма по трек-номеру. Они понадобятся для суда.

Срок рассмотрения претензии – 30 дней, если договором не установлено иное. За 30 дней с контрагентом может случиться что угодно, поэтому настоятельно рекомендуем заблаговременно в договоре этот срок уменьшать.

Что делать, если претензия не сработала? Конечно же, обращаться в суд. Исковое заявление требует к себе большего внимания, нежели претензия. На данном этапе необходимо максимально подробно документально подтвердить свои требования, полномочия, рассчитать штрафные санкции, уплатить государственную пошлину, определить подсудность дела и, самое важное, правильно сформулировать просительную часть заявления.

Претензионный порядок взыскания задолженности

Как и любой другой арбитражный спор (а данная ситуация относится к таковым), взыскание долгов и дебиторской задолженности следует начинать с подготовки официальной претензии и направления ее контрагенту (это является требованием законодательства для арбитражных споров).

Порядок действий следующий:

1. Подготовка обоснования и документации – соберите все документы, которые имеет отношение к данному спору: договор, акты приемки, транспортные накладные, выписки, акты выполненных работ и т.д., проанализируйте текст договора и убедитесь, что ваши требования полностью законны и аргументированы.
2. Составьте текст претензии – укажите все обстоятельства возникновения спора (когда был заключен договор, какие обязательства каждой из сторон включал, какие из них выполнены, а какие остались невыполненными), укажите свои требования (выплатить имеющуюся дебиторскую задолженность) и обоснования, со ссылками на пункты договора и имеющиеся в вашем распоряжении документы. В конце обязательно укажите, что оставляете за собой право обратиться в суд, если ваши требования будут проигнорированы.
3. Направьте претензию вместе с сопутствующими должнику по почте (рекомендованным письмом с описью вложения и подтверждением вручения) или лично в офис.
4. В зависимости от реакции на претензию, возможны различные пути развития событий:

• если контрагент признает долг и согласится его выплатить, спор на этом завершается;
• если должник согласится с претензиями, но захочет обсудить условия погашения задолженности, проводятся переговоры, на которых ищется компромиссное решение и оформляется соответствующий протокол;
• если претензия проигнорирована, или компания откажется выплатить задолженность, можно переходить к судебномувзысканию средств.

Кому и когда можно давать в долг?

Прежде чем согласиться на дебиторскую задолженность, необходимо проанализировать, почему человек берет кредит — у него нет денег, он привык так работать или же хочет закрыть дебиторкой уже имеющиеся дыры. Лучше всего задать прямой вопрос. Если дебиторка берется, чтобы заткнуть дыры, это явный признак того, что человек не умеет управлять финансами, его долги будут расти и в итоге он пойдет ко дну.

Когда дебиторка оправдана? Например, в случае, когда клиент хочет выйти на новый рынок сбыта, а сделать это без отсрочки платежа у него не выйдет. Многие торговые сети берут товар под реализацию со средней отсрочкой платежа в 60 дней. Войти в сеть, не дав отсрочку, к которой они привыкли, невозможно. Таким образом, клиенту приходиться загонять себя в дебиторскую задолженность для расширения бизнеса.

Что делать, если клиент все равно не платит?

В 80% случаев, если предприняты все перечисленные выше меры, клиент возвращает долг. Главное, постоянно напоминать и жестко выполнять поставленные условия. Если в договоре написано, что в случае просрочки поставки прекращаются, то даже при обещании клиента оплатить, поставки следует прекратить. В противном случае, клиент перестанет воспринимать прописанные санкции всерьез.

Повторюсь, что большинство клиентов, видя ваше серьезное отношение к дебиторке, платят по своим обязательствам. Когда человек начинает юлить и не брать трубку, в дело должен вступить менеджер по продажам. Идти на прямой шантаж стоит только в крайнем случае. Если у клиента есть просрочка, важно встать на его место и понять, в чем действительно причина.

Объективно говоря, сложные ситуации у клиента вполне могут возникнуть. Но важна не столько сама ситуация, сколько то, как клиент планирует из нее выходить. Допустим, ваш клиент ждет платежей от своих клиентов. Что вы должны предпринять? Вы должны уточнить, что он сделал для возвращения средств — выслал ли письма-напоминания, уточнил ли причину и т. д.

• В случае просрочки важно не начать прессовать клиента без прояснения ситуации, а попытаться помочь ему найти деньги для возврата. Нужно понимать, какие он прикладывает усилия, чтобы достать требуемые ресурсы.

• Еще один вариант решения проблемы — дать человеку дополнительные услуги, которые не будут ничего стоить вам, но помогут ему разрулить ситуацию. Следует подумать, как вы можете ему помочь минимальными усилиями.

Главное во всем этом, понять, готов ли клиент действовать по предложенному вами алгоритму. Участие в проблемах клиента позволит убить сразу двух зайцев:

1. показать, что его трудности вам небезразличны, и вы готовы помогать.
2. в случаях, когда клиент отказывается от вашей помощи, с чистой совестью, требовать возврата средств без каких-либо вариантов.

Важно показать клиенту, что вы готовы пойти навстречу, но в случае отказа от помощи вправе требовать полного возврата.

Способы взыскания дебиторской задолженности

Взыскатель располагает разнообразными способами защиты своих материальных интересов:

Способ взыскания	Особенности	Случаи применения
Внесудебный	Не предполагает обращение в суд. Много вариантов для возврата долга.	Когда ситуация не критическая и не утрачена возможность добровольно вернуть долг.
Досудебный	Попытка получить долг без суда или перед обращением в суд в виде направления претензии.	Необходим во многих случаях перед обращением в судебные органы.
Судебный	Обращение в суд с иском о взыскании.	Когда предъявление претензии не сработало.
Обращение в правоохранительные органы	Подается заявление с просьбой возбудить уголовное дело.	Используется при наличии признаков преступления. Чаще всего – мошенничества.
Обращение в коллекторскую фирму.	Возможно как во внесудебном порядке (передача на аутсорсинг, продажа долга), так и после получения исполнительного листа.	Целесообразно, если самостоятельное взыскание долга не представляется перспективным.

Похожие записи:

• 02.11.2022 Выплаты опекунам к Новому 2023 году — последние новости
• Агентский договор — все, что нужно знать
• В чем разница ареста и лишения свободы