Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О ПОДПИСЯХ НА ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.
Какую ответственность несет бухгалтер без права подписи?
На практике главный бухгалтер без права подписи несет фактически такую же ответственность, как главбух с подписью, но не подписавший:
- договор материальной ответственности за имущество компании;
- документы для внешних кредиторов.
Как уже упоминалось, сложившаяся практика такова, что к административной ответственности привлекают руководителя компании, к уголовной – тоже. Причем и первая и вторая ответственности, – это, прежде всего материальные расходы. В первом случае – это:
- административный штраф;
- обязательное погашение доначислений (при необходимости).
Во втором случае речь всегда идет о деятельном раскаянии в виде погашения недоимки (долга). Нередко такие расходы возникают не потому, что руководитель компании:
- предоставил к учету подложные документы (не обеспечил поступление всех первичных документов);
- препятствовал своевременному перечислению налогов.
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Для чего необходимо давать право второй подписи на документах бухгалтеру?
Ответ:
Если руководитель предприятия полностью доверяет своему бухгалтеру, как правило, бухгалтер тогда имеет полное право на подписание документов, как в повседневные дни, так и в отсутствие руководителя. А так же данная функция возлагается на него для дополнительного контроля и ответственности и при большой загруженности руководителя. Однако директор имеет право как наделить правом подписи так и лишить ее.
2.Вопрос №2:
Для чего бухгалтеру подпись в банке?
Ответ:
Главный бухгалтер имеет полное право не заявлять право подписи в банке, поскольку достаточно и подписи руководителя. Банковский работник конечно же поинтересуется, кто ведет бухгалтерский учет на предприятии, есть ли бухгалтер в штате, но даже наличие такового не обязывает делать две подписи на документах. Это ваше право, будет ли один руководитель подписывать документы либо вместе с главным бухгалтером. Если же бухгалтерский учет ведет аудиторская фирма, вам потребуется предоставить договор на оказание услуг.
3.Вопрос №3:
Каким образом можно предоставить право подписи главному бухгалтеру?
Ответ:
Право подписи предоставляется непосредственно руководителем предприятия. Он должен издать приказ либо доверенность с указанием полного перечня документов и прав, которые может совершать бухгалтер, что конкретно он должен подписывать. Доверенность обычно предоставляется на определенный срок, а если полномочия передаются посредством приказа, то он бессрочный.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Право первой подписи: что это и кому принадлежит
В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры. Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять. Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.
Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:
- Гражданском кодексе РФ;
- Федеральном законе от 08.02.1998 №14-ФЗ об ООО;
- Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ о бухучете;
- Приказе Минфина России от 29.07.1998 №34н;
- иных нормативных актах.
По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.
- Учтите: одного приказа или доверенности недостаточно. Дополнительно в карточки банков добавляют новые образцы, чтобы кредитные учреждения могли распознать доверенное лицо и выполнить поручение клиента. Кстати, уполномоченные лица расписываются в карточках банка в присутствии сотрудника учреждения. Иначе потребуется нотариальное заверение образцов, гласит Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014.
- Если третье лицо заверяет документ по доверенности, в реквизитах компании понадобится графа такого типа: «Главный бухгалтер (по доверенности от 24.09.2020 №3)». Формулировки «за главного бухгалтера» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера» неуместны, поскольку лицо не является временно исполняющим обязанности, а получило полномочия по заверению документов по доверенности.
- Не забудьте при отправке отчетности в электронном виде приложить скан доверенности. Иначе налоговые органы вправе отказаться принимать декларации и расчеты.
- Сроки, на которые оформляют приказ или доверенность, нигде не определены. Но целесообразно пересматривать и обновлять такие документы не реже раза в год или по мере необходимости.
- Учтите: одного приказа или доверенности недостаточно. Дополнительно в карточки банков добавляют новые образцы, чтобы кредитные учреждения могли распознать доверенное лицо и выполнить поручение клиента. Кстати, уполномоченные лица расписываются в карточках банка в присутствии сотрудника учреждения. Иначе потребуется нотариальное заверение образцов, гласит Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014.
- Если третье лицо заверяет документ по доверенности, в реквизитах компании понадобится графа такого типа: «Главный бухгалтер (по доверенности от 24.09.2020 №3)». Формулировки «за главного бухгалтера» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера» неуместны, поскольку лицо не является временно исполняющим обязанности, а получило полномочия по заверению документов по доверенности.
- Не забудьте при отправке отчетности в электронном виде приложить скан доверенности. Иначе налоговые органы вправе отказаться принимать декларации и расчеты.
- Сроки, на которые оформляют приказ или доверенность, нигде не определены. Но целесообразно пересматривать и обновлять такие документы не реже раза в год или по мере необходимости.
Оформление права подписи приказом
Право подписи документов на иных уполномоченных лиц оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности, в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате юридического лица. Так как приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации. В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя. Доверенность же предполагает передачу права подписи документов лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями. Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только генеральным директором или учредителями данного юридического лица.
В соответствии с п.п. 7.5, 7.6 Инструкции Центрального Банка России № 28-И от 14.09.2006 года, на финансовых документах право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 данной Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта юридического лица. Право подписи на документах руководитель организации может передать и другим лицам на основании соответствующего приказа или доверенности, выданной в законодательно установленном порядке. Как указано в Письме Центрального Банка Российской Федерации № 31-1-6/1244 от 14.06.2007 года, доверенность, должностная инструкция, а также приказ о назначении на должность будут надлежащими документами для подтверждения права первой или второй подписи только в том случае, если в них непосредственно указано, что данному лицу предоставлено право первой или второй подписи.
В случае если из представленных в целях подтверждения полномочий документов непосредственно не следует, что сотрудник наделен правом первой или второй подписи, однако наличие этого права является следствием занятия им определенной должности, должен быть представлен соответствующий документ (например, должностная инструкция), подтверждающий наличие у данного сотрудника права подписи. В ином случае необходимо наличие приказа (распоряжения) юридического лица, содержащего указание о наделении сотрудника правом первой или второй подписи либо соответствующей доверенности.
Право подписи может быть предоставлено как штатным сотрудникам, так и третьим лицам. Вместе с тем правом первой подписи не может быть наделен главный бухгалтер или другие лица, имеющие право второй подписи. Также не допускается наделение одного лица одновременно правом первой и второй подписи (в соответствии с п. 7.9 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).
В отсутствие в штате организации должности главного бухгалтера, его обязанности по ведению бухгалтерского учета с предоставлением права подписи на финансовых документах могут быть возложены на генерального директора. Возложение таких обязанностей оформляется соответствующим приказом.
В этом случае на финансовых документах, предоставляемых в банк, в банковской карточке с образцами подписей проставляется собственноручная подпись генерального директора, а в поле «вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (в соответствии с п. 7.10 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).
Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:
- ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
- ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.
Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.
Как заполнить карточку образцов подписей для банка?
Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха
Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.
Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.
Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.
Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:
- время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
- период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
- проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.
Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).
Отпуск главбуха, наделенного правом подписи, дает право предприятию ходатайствовать о продлении срока представления документов или иной информации по запросу налоговой (п.3 ст. 93 НК РФ).
Зачем нужна доверенность на главного бухгалтера на право подписи?
Для крупных организаций с большим штатом сотрудников необходимость в оформлении доверенности на право подписи, как правило, не возникает. Другое дело – малый и средний бизнес.
Специалисты зачастую выполняют обязанности нескольких должностей одновременно, соответственно, без права подписи сотрудник не может выполнять своих функций надлежащим образом. Нередки случаи, когда для большей эффективности фирмы штатный бухгалтер является, по сути, и главбухом, и кадровиком, и юристом.
Процесс функционирования предприятия организован обычно так, что в нем непрерывно происходит учет входящих и исходящих бумаг, каждая из которых требует визирования.
Передача сотруднику права самому подписывать акты отчетности и иные документы гарантирует бесперебойную работу системы и непрерывность движения бумаг в бухгалтерии. Поэтому вопрос — нужна ли такая доверенность сразу отпадает (подробнее о паве на подписание договоров читайте тут).
Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха
Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.
Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.
Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:
- контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
- у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-07-09/42854).
Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.
Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:
- «Кто имеет право ставить подписи в УПД?»;
- «Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?»;
- «Кто же должен подписывать книгу продаж?».
Когда доверенность нужно заверять у нотариуса?
Для получения ТМЦ, документов в налоговой инспекции, сдачи отчетности и представления интересов организации в арбитражном суде нотариальное заверение не требуется. Однако в некоторых случаях к нотариусу обращаться приходится:
- Для удостоверения доверенности на совершение сделки, которая по закону должна проходит через нотариуса. Например, при заключении сделки об уступке права требования по договору, который был заверен нотариусом.
- Если нотариального заверения требует закон. Например, при государственной регистрации прав на недвижимое имущество.
- При передоверии полномочий, полученных по доверенности. Генеральный директор выдал доверенность главному бухгалтеру на сдачу документов в налоговую. Главбух может поручить эти действия бухгалтеру, но только через нотариальное удостоверение. Обычно прибегают к оформлению новой доверенности на бухгалтера за подписью руководителя организации.
Предприниматели должны оформлять нотариальные доверенности на бухгалтеров только в случае отсутствия печати. Если собственной печати у предпринимателя нет, его подпись должна быть удостоверена нотариусом.
Подпись за кладовщика в ТОРГ-12
В этом же пункте сказано, что первичные документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают также главбух и руководитель. А для уполномоченного лица, кем и является заместитель, необходимы доверенность или приказ.
В законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.
В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.
В остальных же случаях, когда на бланке стоит подпись не генерального директора, лучше всего запрашивать у поставщиков копии документов, подтверждающих полномочия сотрудников.
Нужно включать в приказ условие о праве подписи, вносить его в должностную необязательно, хотя законом и не запрещено.
О доверенности на подписание бухгалтерских документов и доверенности на получение документов расскажем в нашем материале.
Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ). Полномочия по передаче права подписи товарно-транспортных накладных также можно оформить вышеуказанными документами.
Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов
Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).
Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.
В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).
Составляйте договоры ГПХ по готовым шаблонам Составить бесплатно
Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).
Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.
Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.
Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность.
На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.
А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).
Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).
Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.
При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п.
4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).
Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.
Кто в фирме передает свои полномочия?
Наиболее распространенной является ситуация передачи части полномочий руководителя фирмы (директора) главному бухгалтеру, в том числе, на право подписи.
В зависимости от вида документации, право подтверждения бумаг личной подписью может быть переложено на плечи бухгалтера или заместителя главбуха, а также старшего бухгалтера. Такая доверенность касается бумаг бухгалтерии и оформляется главбухом предприятия.
Руководитель организации имеет законную возможность передачи права подписания первичных документов исключительно собственным решением, не принимая во внимание мнение акционеров, учредителей либо совета директоров, если их наличие предусматривает форма организации компании. Исключением может стать только пункт, предусмотренный учредительным договором или уставом.
ГК РФ предполагает, что текст доверенности на право подписи содержит четко указанный временной промежуток, фиксирующий срок ее действия. Если срок доверенности не указан, то срок действия равен одному году.
При наличии в тексте положения о разрешении последующей передачи прав (передоверия), срок действия бумаги, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока, в течении которого действительна исходная договоренность.
Бумага может быть отозвана доверителем в любой момент, сам работник также может сложить с себя полномочия. Если организация прекращает свое существование, действие доверенности останавливается.
Если сотрудник увольняется (сам или по инициативе руководства), желательно отозвать все выписанные на него доверенности, предупредив об этом третьи заинтересованные лица.